議事メモはその場でまとめてスッキリ

今日は計算機管理のスタッフミーティング。いつもは時間ギリギリに準備していたのだが、出勤が早まったおかげで、じっくり準備。

年度最初のミーティングなので、毎月の仕事分担を決めたりする。これまでは、自分がホワイトボードに書き出していたのだが、今日はプロジェクタを使っていたので、Google Documents （オンラインのワープロ）を使い、壁に投影しながら仕事分担の編集を始めた。書き始めて思いついたのだが、おっと、これって、議題の配布用に作った文書にそのまま追記したら、そのまま議事メモになるんじゃないか？

そういえば、どこかで話を聞いたのだが（Google の話かな）、ミーティングの際に、オンラインワープロで作ったアジェンダ（議題）の画面を投影しながら話し合いを進めて、決まった内容をその都度書き込んでいくと、ミーティングが終わった時にそのまま議事メモが出来上がるという話。これまで、そんな話が自分に縁があるとは思っていなかったが、今まさにこれをやる場面なのかー、と開眼。そこから、議題の項目にどんどん決まったことを書き加えて、議事メモが見事に出来上がった。

これまでは、参加者に配った資料にメモを筆記し、スキャンして PDF ファイルにして保管していたが、今日のようなやり方だと、スキャンの手間も省けるし、後で検索可能なデータとして残るのもよい。よし、今後はこれでいこう。

午後は、物品購入のための調査を済ませ、明日のオープンキャンパスの準備。プレゼン機材のチェック。をしていたら、会場に「電子黒板」なるものを発見。もしかして、ただのモニタとしても使える!? と思って試してみたら、すごい、ただの大画面モニタとしても使えるなー。というわけで、早速明日活用することに決定。

夕方、大きな教員会議（年1回）。昨日の教員会議でよくわからんかったいろんなプロジェクトの様子がもう少しわかった。その後、さらにオープンキャンパスの準備。プレゼン用のパソコンをもう1台調達。これで明日は何とかなるかな。頑張りましょう。ではまた明日。